Lorsque vous organisez un événement, n’oubliez pas de préciser à vos invités comment se rendre sur les lieux.
Voici quelques idées originales pour vous permettre d’indiquer aux participants comment rejoindre le lieu de l’événement.
1. Penser au GPS
Indiquer les coordonnées GPS/l’adresse postale sur le carton d’invitation. Pour trouver les coordonnées GPS d’un point, plusieurs sites comme celui-ci vous aideront : il vous suffit d’entrer l’adresse dans les champs prévus.
2. Joindre un plan
Même si vous détaillez très bien l’itinéraire, il est indispensable de joindre un plan à votre carton d’invitation : cela ne coûte rien et vous évitera bien des coups de fil de dernière minute.
Pour cela, il vous suffit de faire une capture d’écran du lieu sur un site géographique (Mappy, Google Maps, ViaMichelin, etc.).
3. Penser aux réseaux sociaux
En plus de l’indispensable e-mail (qui rentre de plus en plus dans les mœurs en remplacement du bon vieux carton) :
- Les réseaux sociaux, comme Facebook et sa fonction « événements », sont des outils précieux pour tenir un maximum de gens au courant des plans en un minimum de temps et d’efforts.
- Si vous vous sentez l’âme d’un webmaster (et si vous avez du temps à consacrer), vous pouvez même créer un site Internet ou un blog dédié à l’événement, destiné à recevoir toutes les informations pratiques.
4. Faire des convois d’invités
Proposez aux invités de se rendre en convoi à l’événement, depuis un point de rendez-vous ou après la célébration. Cela est particulièrement conseillé lorsque la salle est localisée dans une campagne ou une forêt peu accessible.
5. Vous inviter sur le portable de vos invités
Malgré toute votre bonne volonté, vous ne ferez pas changer les indécrottables retardataires de votre groupe d’amis, qui n’auront pas eu la présence d’esprit de se renseigner à l’avance. Pour leur donner une seconde chance, envoyez aux participants un MMS avec le plan d’accès.
6. Sur le chemin…
Malgré toutes les précautions précédentes, rien ne remplace les bons vieux ballons de baudruche au bord de la route pour aiguiller vos invités. Vous pouvez les placer sur le chemin, accompagnés de pancartes mentionnant le nom de l’événement (pour éviter les confusions, on ne sait jamais).
Dans tous les cas, veillez à laisser aux participants les coordonnées d’une personne susceptible de les aider si elles se perdent.