Si vous louez une salle, veillez à ce qu’elle dispose d’un équipement minimum pour recevoir en toute sécurité les participants à l’événement.
Les éléments indispensables
Pour être sécurisée et confortable, la salle que vous louez doit disposer au minimum :
- de plusieurs points d’accès et d’aération : portes, fenêtres, bouches d’aération, etc. ;
- d’un système électrique (lumière, prises, etc.). Vérifiez si le système électrique est suffisant pour supporter l’éclairage, le matériel du DJ, etc. ;
- d’un cabinet de toilettes et d’un lavabo ;
- d’un ou plusieurs extincteurs ;
- éventuellement : d’un parking pour les voitures, d’un espace en extérieur pour les fumeurs et d’un système de chauffage.
Les éléments importants lors des grands événements
Si vous louez une salle pour un mariage, une cérémonie religieuse ou un événement familial, le confort requis ne sera évidemment pas le même que pour une soirée entre amis. Vérifiez donc la présence :
- d’un vestiaire pour les invités ;
- d’une climatisation.
De même, l’espace est une donnée fondamentale pour le bien-être des hôtes. Comptez donc :
- pour le cocktail : entre 0,5 m² et 1,5 m² par personne ;
- pour le dîner : 1,5 à 2 m² par personne ;
- sur la piste de danse : 0,5 m² par personne.
Enfin, vérifiez que l’intensité de la lumière est suffisante. Si ce n’est pas le cas, assurez-vous que vos dispositifs de lumière artificielle (lampes + installation électrique) peuvent compenser ce manque.
Location de salle vide
Si vous louez un local vide, n’oubliez pas de prévoir du mobilier pour accueillir votre événement et les participants :
- scène ;
- chaises ;
- tables ;
- bar ;
- équipement technologique, etc.
Pour assurer le nettoyage
Veillez aussi à disposer de matériel de nettoyage (balais, serpillières, produit d’entretien pour le sol), surtout si vous organisez une soirée avec un nombre important de personnes.
Dans votre location de salle vide, n’oubliez pas le budget mobilier et décoration